Tietosuojaseloste – ilmoituskanava (Whistleblowing)

1. Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata R. Ruth konsernin henkilötietojen käsittelytapaa ilmoituskanavassa (Whistleblowing). Palvelu tunnetaan nimellä Ilmoituskanavapalvelu. Ilmoituskanavapalvelun toimittaa R. Ruth konsernille Keskuskauppakamari. Ilmoituskanavapalvelu mahdollistaa anonyymin ilmoittamisen. Ilmoituksia voi tehdä R. Ruth konsernin henkilöstö.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

R. Ruth-konserni

Yliopistonkatu 26, 40100 Jyväskylä

Yhteystiedot: tietosuoja@jklauto.fi

R. Ruth konserni harjoittaa autoliiketoimintaa Jyväskylässä, Mikkelissä ja Savonlinnassa. Lisäksi konsernilla on ravintolaliiketoimintaa, hotelliliiketoimintaa sekä sijoitus- ja kiinteistöliiketoimintaa. Konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt: konsernin emoyhtiö R. Ruth Oy (y-tunnus: 0174557-3), Jyväskylän Autotarvike Oy (y-tunnus: 0174371-1), Savilahden Auto Oy Mikkeli (y-tunnus: 0924206-5), Savilahden Auto Oy Savonlinna (y-tunnus: 0166717-3), KK Helsinki Oy (y-tunnus: 2081051-0), Kalevankadun Ravintola Oy (y-tunnus: 2202407-0), Kalevankadun Base Bar Oy (y-tunnus: 2405422-2) ja Mattilanniemen Hotelli Oy (y-tunnus: 0964463-8).

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Ilmoituskanavapalvelun kautta tulleiden ilmoitusten käsittelyssä ja selvittämisessä, mikäli näitä tietoja on kirjattu ilmoitusta tehtäessä. Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.

Henkilötietoja voidaan käsitellä ja siirtää R. Ruth-konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä käytetään verkossa toimivaa Ilmoituskanavapalvelua. Ensisijainen tietolähde on ilmoituksen tekijä itse, jonka ilmoittama tieto tallentuu Ilmoituskanavapalveluun. Ilmoittajan jättämä ilmoitusviesti voi sisältää henkilötietoja myös muista henkilöistä, mikäli he ilmoittajan mielestä liittyvät käsiteltävään tapaukseen. Ilmoittajan antamia tietoja voivat esimerkiksi olla:

  • ilmoittajan henkilötiedot ja yhteystiedot ilmoittajan antamien tietojen perusteella
  • ilmoituksen kohteena olevaan henkilöön liittyviä tietoja, (henkilön nimi, käyttäytymistä koskevia tietoja, olosuhteita koskevia tietoja tai muita tapahtumaan liittyviä tietoja). Ilmoituksen kohteena olevan henkilön tietoihin saattaa liittyä arkaluontoisia, esim. terveydentilaan liittyviä tietoja
  • tapahtuman todistajien tai muiden sivullisten henkilötiedot
  • tapahtuman kirjallisiin dokumentteihin liittyvät henkilötiedot

Tarvittaessa henkilötietoja voidaan kerätä käsittelyn aikana muista konsernin sisäisistä järjestelmistä. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus kerätä käsittelyn aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö

Ainoastaan rekisterinpitäjän nimetyt käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pystyvät käsittelemään ilmoituksia palvelussa. Nimetyt käyttäjät ovat R. Ruth konsernin työntekijöitä IT-päällikkö, laatupäällikkö sekä konsernin talousjohtaja. Kaikilla näillä ilmoituksien käsittelijöillä on omat yksilöidyt käyttäjätunnukset. Kaikkia Ilmoituskanavapalvelun tulevia ilmoituksia käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Keskuskauppakamari ei näe ollenkaan jätettyjä ilmoituksia, eikä kerää ilmoitusten tekijöistä mitään yksilöiviä tunnistetietoja.

6. Henkilötietojen suojaaminen

Ilmoituskanavapalvelu ei kerää IP-osoitteita, kone-/selaintietoja tai muita tietoja, joiden perusteella ilmoittaja voitaisiin tunnistaa. Ilmoituskanapalveluun ilmoituksen tekijästä ei tallennu järjestelmään mitään henkilötietoja, jos hän ei niitä sinne itse kirjaa. Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot tallennetaan Ilmoituskanavapalveluun suojattuina. Ilmoituskanapalvelun tiedot ovat vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Keskuskauppakamari vastaa tietoturvasta sekä järjestelmälle asetettujen lakisääteisten edellytysten täyttymisestä.Ilmoituskanavantietoturvaratkaisuja mitataan ja varmistetaan säännöllisesti, noudattaen alan standardeja ja parhaita käytänteitä tietoturvatyön laadunvarmistuksessa.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterin tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja pidempään.

  1. Ilmoitus, joka ei ole johtanut jatkotoimenpiteisiin säilytetään Ilmoituskanavapalvelussa yhden vuoden ajan ilmoituksen saapumisesta. Tämän jälkeen ilmoitus poistuu Ilmoituskanavasta, eikä siihen ole tämän jälkeen enää mahdollista palata.
  2. Mikäli tapaus on johtanut jatkotoimenpiteisiin esim. poliisitutkinta, viranomaisselvitys, oikeudenkäynti, loppuun käsitelty ilmoitus siirretään ilmoituskanavasta Autoliikeyhtiöiden sähköiseen arkistoon. Sähköiseen arkistoon siirretyistä ilmoituksista poistetaan mahdolliset ylimääräiset henkilötiedot. Autoliikeyhtiöiden sähköisestä arkistosta ilmoitus poistetaan yhden vuoden kuluttua sähköiseen arkistoon siirtämisestä, jollei tietojen säilyttäminen ole edelleen välttämätöntä, esim. viranomainen on vaatinut pidempää säilytysaikaa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity voi tarkistaa omat tietonsa Keskuskauppakamarilta.

Henkilötietojen käsittelijä:
Keskuskauppakamari
p. 09 4242 6200
ilmoituskanava@kauppakamari.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.  Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

Tietosuojaseloste – ilmoituskanava (Whistleblowing) on julkaistu 8.12.2023.