Tietosuojaseloste – Työnhakijat ja rekrytointitiedot

1. Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa R. Ruth-konsernin (”konserni” tai ”me”) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja konserni kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa konsernin palvelukseen (”rekisteröity”). Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös muiden rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden, kuten hakijan suosittelijana toimivien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen ja vastuullisuus ovat osa kaikkea toimintaamme.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: R. Ruth-konserni

Yliopistonkatu 26, 40100 Jyväskylä

Yhteystiedot: tietosuoja@jklauto.fi

R. Ruth konserni harjoittaa autoliiketoimintaa Jyväskylässä, Mikkelissä ja Savonlinnassa. Lisäksi konsernilla on ravintolaliiketoimintaa, hotelliliiketoimintaa sekä sijoitus- ja kiinteistöliiketoimintaa. Konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt: konsernin emoyhtiö R. Ruth Oy (y-tunnus: 0174557-3), Jyväskylän Autotarvike Oy (y-tunnus: 0174371-1), Savilahden Auto Oy Mikkeli (y-tunnus: 0924206-5), Savilahden Auto Oy Savonlinna (y-tunnus: 0166717-3), KK Helsinki Oy (y-tunnus: 2081051-0), Kalevankadun Ravintola Oy (y-tunnus: 2202407-0), Kalevankadun Base Bar Oy (y-tunnus: 2405422-2) ja Mattilanniemen Hotelli Oy (y-tunnus: 0964463-8).

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröityjen henkilötietoja käytetään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää konsernin ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta konsernin oikeutettujen etujen totuttaminen sekä tietyissä tilanteissa myös mahdollista työsopimussuhdetta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.

4.Tietolähteet ja käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä tietosisältö

Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei konsernia velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.

Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot lähettämällä työhakemuksen konsernille jonkin viestintäkanavan, kuten sähköpostin tai postin välityksellä tai toimittaneet hakemuksen konsernin käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle.

Lisäksi tietyissä työtehtävissä tehtävään valitun henkilön luottotiedot tarkistetaan kolmansien tahojen ylläpitämistä luottotietopalveluista henkilön suostumuksella ja työelämän tietosuojalain edellytysten mukaisesti työntekijän luotettavuuden arvioimiseksi.

Keräämme rekisteröidyistä ainoastaan rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Henkilötietoryhmä	Esimerkkejä tietosisällöstä
4.1. Yhteystiedot	Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
4.2. Tuntemistiedot	Rekisteröidyn henkilötunnuksen loppuosa ja syntymäaika.
4.3.Työhakemukset (kohdennetut ja avoimet hakemukset, ansioluettelot, työtodistukset ja muu rekisteröidyn lähettämä materiaali	Rekisteröidyn kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa koskevat tiedot, tiedot suosittelijoista.
4.4. Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti antamat muut tiedot.	Rekisteröidyn kuva, osaamista, harrastuksia ja vastaavanlaisia asioita koskevat tiedot sekä muu rekrytointiprosessin aikana kertynyt materiaali sekä hakijan toiveet tulevasta työtehtävästä ja muiden rekrytointiprosessiin liittyvien henkilöiden tiedot.

Tietojen antaminen on välttämätöntä rekrytointiprosessiin osallistumiseksi.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei konserni tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Kohdennettuja työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään pääsääntöisesti 2 vuotta siitä lukien, kun valintaprosessi on päättynyt (kohdennettu hakemus tiettyyn tehtävään). Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään 2 vuotta tietojen vastaanottamisesta.

Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

Mikäli henkilö valitaan konsernin palvelukseen, voidaan tässä tietosuojaselosteessa mainitut tiedot siirtää työsuhteen perusteella konsernin henkilöstöä koskevaan rekisteriin.

Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista saa pyynnöstä.

6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan siirtää R. Ruth-konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi konsernille ja sen yhtiöille IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita ja rekrytointipalveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten veroviranomaisille. Lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa rekrytointiin osallistuville palveluntarjoajille mm. soveltuvuusarviointien tekemiseksi.

Lisäksi voimme myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi konserni voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli konserni on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli konserni on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista saa pyynnöstä.
7.Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

Verkko ja palvelimet ja pilvipalvelut on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä sekä salasanoin. Henkilökuntaa on ohjeistettu salasanojen turvallisen käytön osalta. Rekrytointeihin liittyvää materiaalia säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa ja tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

Rekrytointitietoja käsittelevät henkilöstöhallintoa hoitavat vastuuhenkilöt. Lisäksi rekrytointeihin osallistuvilla esimiehillä ja konsernin sekä siihen kuuluvien yhtiöiden johdolla on pääsyoikeus työtehtävien hoitamiseksi tarpeellisiin tietoihin. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Voimme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin varmistamme riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Poistamme, korjaamme ja täydennämme myös oma-aloitteisesti havaitsemamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, rajoittamme tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti ja osoitetaan työhakemuksen vastaanottajalle taholle tai rekisterinpitäjälle (yhteystiedot tietosuojaliitteen kohdassa 2).

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöön kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Konserni voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai konsernin lakisääteisen oikeuden johdosta esim. konserniin kohdistettu velvoite tai vaade.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan konsernin ja sen eri yhtiöiden verkkosivuilla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme tarvittaessa erikseen.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 20.6.2018.

Päivitetty 19.2.2019.