Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja R. Ruth-konserni (”konserni” tai ”me”) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen ja vastuullisuus ovat osa kaikkea toimintaamme.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin palveluihimme, kuten automyynti-, huolto-, varaosa-, ja rahoituspalveluihin, ravintolaliiketoiminnan palveluihin sekä muihin konsernin tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä, huollon toimispisteissä, ravintoloissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa (”palvelut”). Asiakkaiden henkilötietojen ohella tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan yritysasiakkaidemme, muiden yhteistyökumppaneidemme ja palveluntarjoajiemme edustajien sekä konsernin kiinteistöissä vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja kameravalvontaan.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
R. Ruth-konserni
Yliopistonkatu 26, 40100 Jyväskylä
Yhteystiedot: tietosuoja@jklauto.fi
R. Ruth konserni harjoittaa autoliiketoimintaa Jyväskylässä, Mikkelissä ja Savonlinnassa. Lisäksi konsernilla on ravintolaliiketoimintaa, hotelliliiketoimintaa sekä sijoitus- ja kiinteistöliiketoimintaa. Konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt: konsernin emoyhtiö R. Ruth Oy (y-tunnus: 0174557-3), Jyväskylän Autotarvike Oy (y-tunnus: 0174371-1), Savilahden Auto Oy Mikkeli (y-tunnus: 0924206-5), Savilahden Auto Oy Savonlinna (y-tunnus: 0166717-3), KK Helsinki Oy (y-tunnus: 2081051-0), Kalevankadun Ravintola Oy (y-tunnus: 2202407-0), Kalevankadun Base Bar Oy (y-tunnus: 2405422-2) ja Mattilanniemen Hotelli Oy (y-tunnus: 0964463-8).
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti konsernin ja sen yhtiöiden ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu tarjoamamme tuotteen tai palvelun, kuten ajoneuvon, huoltopalvelun, majoituspalvelun tai ravintolapalvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Käsittely asiakas- ja muiden sopimussuhteiden hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu konsernin ja sen yhtiöiden oikeutettuun etuun.
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:
- konsernin tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen
- palveluiden turvallisuuden varmistamiseen
- lakisääteisten velvollisuuksien ja takuuvelvoitteiden hoitamiseen
- liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
- palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan sekä asiakastutkimuksiin ja -tilaisuuksiin
- markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille sekä markkinointiyhteistyöhön
- riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
- konsernin kiinteistöjen ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen esim. kamera- ja kulunvalvonnan avulla
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet
Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
|
Henkilötietoryhmä |
Esimerkkejä tietosisällöstä |
|
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus tai muu vastaava kansallinen henkilötunniste sekä syntymäaika. |
|
Ajoneuvojen rekisterinumero ja tieto sen perusteella tunnistettavista rekisteröidyistä. |
|
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot. |
|
Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot. |
|
Tiedot konsernin ja rekisteröidyn tai konsernin ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot ja asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja meidän väliset yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot. |
|
Majoitusvarausta koskevat tiedot, matkustajatietolomakkeen tiedot, kopio henkilöllisyystodistuksesta sekä rekisteröidyn esittämät toiveet ja pyynnöt. |
|
Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja konsernin palveluiden seuranta konsernin ja sen yhtiöiden eri verkkosivuilla esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite ja käytetyt sivut sekä vierailun ajankohta. |
|
Konsernin kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity on tunnistettavissa. |
Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä meidän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen, tai yhteisön jonka puolesta rekisteröity toimii ja meidän välisen sopimuksen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteidemme hoitamiseksi sekä palveluidemme tuottamiseksi ja asiakasviestinnän hoitamiseksi ja verkkosivujen toiminnan takaamiseksi.
Henkilötietojen käsittely sähköiseen suoramarkkinointiin on vapaaehtoista. Rekisteröity voi koska tahansa vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin (ks. rekisteröidyn oikeudet).
Tietolähteet:
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, koeajosta sovittaessa, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä, tila- tai majoitusvarauksen tekemisen yhteydessä, sisäänkirjautumisen yhteydessä tai muutoin asiakkuuden aikana. Rekisteröity on voinut antaa tietoja myös esimerkiksi verkkosivuilla, tilaamalla sähköisen uutiskirjeen tai sosiaalisen median palveluissa.
Käytämme markkinoinnissa myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja kerätään lainsäädännön edellytysten mukaisesti kolmansien tahojen rekistereistä, kuten Bisnode Finland Oy:n ja Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin rekistereistä.
Henkilötietoja voidaan kerätä myös K Auto Oy:n keskitetystä asiakastietojärjestelmästä.
5. Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellemme tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Ajoneuvon kauppakirjoja ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Koeajoon liittyviä asiakirjoja säilytetään 2 vuotta koeajon suorittamisesta. Tarjouksia ja siihen liittyvää materiaalia säilytetään pääasiallisesti 2 vuotta.
Ravintolaliiketoiminnan osalta kanta-asiakkaiden tietoja säilytetään niin pitkään, kun henkilö on kanta-asiakkaanamme. Tilavarauksia koskevat tiedot hävitetään kohtuullisessa ajassa ravintolakäynnin jälkeen tai muutoin laskutuksen yhteydessä kirjapitolain puitteissa. Muut ravintolaliiketoiminnassa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään voimassa olevan lainsäädännön velvoitteet, kuten kirjanpitolain säännökset huomioiden.
Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytämme niin pitkään, kun rekisteröity on markkinoinnin kohteena, eikä ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.
Kameravalvontatallenteet säilytetään pääasiallisesti 4 viikkoa, kunnes ne ylikirjoitetaan.
Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana konsernin tai sen yhtiöiden suuntaan.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.
- Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista saa pyynnöstä.
6. Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat
Henkilötietoja voidaan siirtää R. Ruth-konsernin sisällä ja konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.
Voimme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi konsernille ja yhtiöille IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja yhteistyökumppaneille.
Osalla yhtiöissä käytössä chat asiakaspalvelukanava ja ulkoinen puhelinvaihteen hoito.
- Autoliikeyhtiöt:
Käytössä Leadoon käyttäjänseuranta seuratakseen miten kävijät liikkuvat nettisivuilla ja yhdistääkseen tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa, yhdistäen useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Lisätietoja Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytännöstä: https://leadoo.com/privacy-policy/. Mikäli et halua, että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin.
Vaihteeseen soittaessa puhelut nauhoitetaan laaduntarkkailun sekä kehittämis- ja koulutustarkoitukseen.
Lisäksi autoliiketoiminnan osalta henkilö- ja ajoneuvotietoja voidaan luovuttaa konsernin ja sen yhtiöiden edustamille maahantuojille mm. takuisiin, lakisääteisiin velvoitteisiin, asiakaspalautteisiin ja markkinointiyhteistyöhön ja jälkimarkkinoinnin tapahtumiin liittyen sekä yhteisiin asiakastietokantoihin. Jos esimerkiksi ostat tai huollatat K Auto Oy:n maahantuoman auton, luovutamme tietosi K Auto Oy:lle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa alihankkijoille autoliiketoiminnan tapahtumiin liittyen esim. autovuokraamo, maalaamo, varustelu.
Lainmukaisten vaatimuksien noudattamiseksi tiettyjä polttoaineen ja energian kulutustietoja saatetaan kerätä ajoneuvon palvelutoimenpiteiden aikana (On-Board Fuel Consumption Meter, OBFCM). Nämä tiedot voidaan siirtää komissiolle ja Euroopan ympäristövirastolle (ETA) valmistajan kautta. Ajoneuvon omistajalla on oikeus kieltäytyä tietojen keräämisestä.
Voimme joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan, mikäli konsernin tai jokin sen yhtiöistä on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä. Mikäli konserni tai jokin sen yhtiöistä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille.
- Lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista saa pyynnöstä.
7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.
Verkko ja palvelimet ja pilvipalvelut on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä sekä salasanoin. Henkilökuntaa on ohjeistettu salasanojen turvallisen käytön osalta. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Voimme tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin varmistamme riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Poistamme, korjaamme ja täydennämme myös oma-aloitteisesti havaitsemamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, rajoittamme tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä toimipisteissämme tai kirjallisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöön kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen esimerkiksi velvoitteen tai lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihimme liittyvä velvoite tai vaade.
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Kehittämme jatkuvasti palveluitamme ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan konsernin ja sen eri yhtiöiden verkkosivuilla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme tarvittaessa erikseen.
Tietosuojaseloste on julkaistu 20.6.2018.
Päivitetty 23.9.2022.